KONEČNĚ DOVČA - aneb tipy do kanceláře

Dovolená je pro účetní jako splněný sen. Sysifovská práce, která nemá v podstatě nikdy konec. Alespoň na týden odpočinek! Mzdy, DPH, statistiky, různá hlášení a evidence, účtování a komunikace s úřady vyžadují neustálou pozornost a přítomnost. Někdy si myslíme, že jsme nenahraditelné. Dovolenou si odepřeme a pak ... no však to znáte...... (nemoci, vyhoření, deprese).

I když bychom se snažily a byly od rána do večera, máme stále co dělat. A dovolenou si můžeme dovolit jen v určitých vybraných termínech a i tak i po dovolené na nás čeká hromada práce. Protože pokud nemáme "tým,"který za nás zajistí důležité a nutné úkony, pak nám nezbývá nic jiného, než se řádně připravit nejen před, ale i na čas po dovolené. Protože pak poslední den bude stresující, a už si ho nevychutnáme tak, jak se na dovolenou patří. A jak tedy to udělat?

Neexistuje univerzální návod. Každý jsme jiný, máme různé pracovní tempo, náplň i jiné práce, jeden je skřivan, druhý si rád přispí a využívá nočního klidu. Proto jsem za svou praxi vyzkoušela několik "programů", samozřejmě "zaručeně fungující" až po ty, které jsem úplně vyloučila. Ale něco mi přece jenom vždy fungovalo, řádná příprava. Tak jako balíme kufry, tak zkrátka je dobré si vše připravit i v účetní kanceláři, ať se ta naše dovča uskuteční podle představ. Přináším vám několik tipů a rad, jak se vyhnout "návalu" před dovolenou i po. Není to spása, ale alespoň si připravíme půdu pro pohodový rozjezd a dovolenou si tak můžeme užít.

A TADY JSOU MÉ VYZKOUŠENÉ TIPY:

• VŠE SI NAPIŠTE

Nachystejte si pořádný blok nebo zápisník (u těch, kteří mají rádi technické vymoženosti - TAK aplikace, složky, TO DO LIST apod.)

• ROZPLÁNUJTE

· týden před dovolenou:

• si sepíšete všechny důležité úkoly a činnosti, které je nutné udělat. Můžeme tak vybrat činnost, které mohou udělat i jiní kolegové bez ohledu na to, jakou mají pracovní pozici. Zde patří zejména: správné rozdělení dokladů do "šuplíků" - pokladní doklady přijaté faktura, informace o mzdových záležitostech (nemocenské, dovolené, potvrzení pro zaměstnance apod. - NEJLEPŠÍ JSOU OZNAČENÉ ŠUPLÍKY, PODPISOVÁ KNIHA, UZAVÍRATELNÉ BOXY.
• pošlete e-mail s informací všem kolegům, že budeme mít dovolenou a že tudíž veškeré požadavky, které se kladou na účetní, nechť si buď vyřídí před vaší dovolenou nebo si úkol zajistí jinak. (mám tip: když během dovolené přece jenom vyvstane požadavek na informaci, pak mám připravený "provozní" sešit,
  do kterého si kolegové napíší, co potřebují a kdy to má být splněno)

· tři dny před dovolenou:

• si všechny úkoly, činnosti a důležité platby připravíme a obeznámím buď zástupce, nebo předáme odpovědné osobě, která mě bude zastupovat. Nejlépe je předat tento seznam úkolů v písemné podobě, neboť - co je psáno, to je dáno. Ne všechny úkoly musíme stihnou do nástupu dovolené, určete si priority mezi ně patří: Mám vše zaplacené - odvody, mzdy zaměstnancům, DPH, zákonné pojištění, silniční daň - udělejte si tabulku vašich pravidelných daňových povinností - ulehčí vám to hledání a zjišťování, zda bylo či nebylo zaplaceno.
• U managementu si ověřte, zda neplánují důležitou platbu či účetní operaci.

· dva dny před dovolenou:

• do e-mailu si nastavte automatickou odpověď vazbu po dobu nepřítomnosti nebo odkloňte e-mailovou komunikaci na kolegu,
• Dořešte všechny věci, které máte na stole - určete jejich důležitost a zařaďte podle klíče:
• Nutné - státní správa, management, kolegové
• Důležité, ale má svůj termín
• Potřebné, ale v době mé dovolené nedůležité.
• Připravte si pár "slepých" dopisů. Sami víte, kterou korespondenci používáte nejčastěji. Pokud to bude hodně spěchat, dovolte odpovědné osobě, nahlédnout do vašeho systému.
• DATOVÁ SCHRÁNKA - DOPISY PRO MĚ - NASTAVIT SI SPOLUpráci - pokud něco pro mě bude - zaslat na e-mail - ať vám neuteče vytýkací řízení....

· poslední den před dovolenou

• ujistěte se, že informace z datové schránky směřující k účetnímu bude mít někdo na starosti (poučte asistentku, jak má s DS naložit - hlavně s písemnostmi
  z FU a státní správy).
• účetní data nejsou jen pro účetní, takže pokud jste ve věší firmě, nastavte práva alespoň na nahlížení, ať v případě nutnosti mohou vaši kolegové najít danou informaci. Tady už je to o správné vedení účetnictví on-line, pokud však v tom máte binec tak potěš .......
• pokud nemáte odborný zástup, naučte alespoň pár věcí své kolegy - najít fakturu, platbu, vystavit výdajový či příjmový doklad, pokud pokladnu pouze účtujete, určitě to počká,
• s kolegy se můžete opatrně rozloučit - možná, že budou mít pocit, že jdete jen
  na sociálku....
• STŮL MĚJTE NAPROSTO ČISTÝ - data, informace a důležité uchovejte, nemusí
  je vidět žádná neoprávněná osoba. JO A ZALEJTE SI KVĚTINY - TY BUDOU TRPĚT ASI NEJVÍCE .... A VY SI TO BÁJEČNĚ UŽIJTE
•